BSK Esport — Un conseil d'administration bénévole, assisté par des agents IA

BSK organise des événements esport majeurs avec un conseil d'administration entièrement bénévole. Personne n'est à temps plein, tout le monde a un emploi à côté. Les informations se perdaient entre les conversations, les tâches dépendaient de la mémoire de chacun, et la charge de coordination reposait presque entièrement sur le président.

Trois outils simples : Discord pour la communication, Plane pour le suivi des tâches, Buffer pour programmer la communication externe. Puis des agents IA connectés à Plane et Buffer, qui prennent en charge la coordination :

• chaque lundi, un bilan de la semaine passée (ce qui est en retard, ce qui est en avance) et l'annonce des tâches de la semaine ;
• un rétroplanning modèle pour chaque événement, du J-60 au J+14, que l'agent déroule et vérifie à chaque jalon : à J-60 le lieu est-il réservé, à J-45 le budget est-il validé et les partenaires sollicités, à J-40 les inscriptions sont-elles ouvertes et le plan de com' prêt, à J-14 le matériel est-il listé, réservé et testé, à J-7 le conducteur du jour J est-il écrit, et à J+14 le bilan et la rétro sont-ils archivés. Chaque carte a un responsable unique, et l'agent relance la bonne personne ;
• des récapitulatifs hebdomadaires qui servent de base aux réunions, pour ne plus avoir à chercher l'information.

L'information est à un seul endroit, les tâches ne s'oublient plus, et surtout la charge n'est plus concentrée sur le président : chacun peut prendre un sujet, parce que l'agent le suit avec lui. Les bénévoles gardent les décisions, l'IA absorbe le reste.